Seneca raz povedal: „Nemáme málo času, len mnoho času premárnime.“ Zdá sa, že staroveká múdrosť nestratila nič zo svojej platnosti ani v súčasnosti – napriek tomu, že sa spoliehame na zásady time managementu, stále akosi nestíhame. Máme pocit, že pracujeme na 200 percent, na konci dňa však nevidíme žiadne výsledky. Čo teda v rámci time managementu naozaj funguje? A čo je len mýtus?
Dá sa riadiť čas?
Odborníci na efektivitu práce tvrdia, že time management, čiže riadenie času a jeho úspora vlastne nie sú možné. Dá sa to prirovnať k diéte –môžete ju držať, koľko chcete, no zdravšími vás to neurobí, potrebujete hlavne zdravú životosprávu. Namiesto snahy riadiť čas by sme preto mali manažovať množstvo úloh, ktoré na svoje plecia denne naložíme. Príliš veľkú sústo záväzkov je jedným z hlavných nepriateľov efektivity práce.
Stanovte si priority
Správna organizácia práce je založená na vytýčení kľúčových úloh a menej dôležitých povinností – podobne, ako keď plníte sklenú nádobu najskôr veľkými kameňmi, potom kamienkami a pieskom a nakoniec vodou. Najťažšie, najdôležitejšie či kritické úlohy by sme mali urobiť ako prvé v poradí, najľahšie a menej podstatné na záver.
Nebuďte nedočkaví
Mnoho manažérov tvrdí, že najväčším problémom je nájsť si vôbec čas na prehodnotenie svojho prístupu k práci. Najlepšie však urobíte, ak na radikálne zmeny radšej zabudnete. Ideálne je zavádzať do svojho života progresy krok po kroku. Aj úspora v podobe 20 či 30 minút času denne vás motivuje viac než neustále sklamanie z toho, že ste zasa nezvládli urobiť všetko, čo ste mali v pláne.
Plánujte úlohy ako stretnutia
Veľkým problémom manažérov a podnikateľov je aj preceňovanie zoznamov povinností, ktoré treba splniť. Evidencia úloh však zostáva iba zámerom a v skutočnosti nám vôbec nepomáha, iba nám pripomína, čo sme ešte neurobili. K úlohám radšej pristupujte ako k mítingom s klientmi –zapíšete si ich do diára ku konkrétnemu časovému úseku, prípadne vyznačte dĺžku ich trvania. Takto im budete v priebehu dňa venovať serióznu pozornosť.
Nepriateľ prichádza zvnútra
Rozptyľujú vás v priebehu dňa prosby kolegov, nečakané urgentné úlohy či telefonáty od šéfa? Experti na efektívne využívanie pracovného času vyzývajú, aby sme sa prestali vyhovárať na iných. Externé ruchy vraj nie sú najväčšími požieračmi nášho času, nepriateľom číslo jeden sú naše vlastné mentálne „odbočky“, ako prokrastinácia či preklikávanie sa na stovky podružných internetových stránok pri vyhľadávaní informácií.
Zistite, kedy ste najvýkonnejší
Vytvorte si vlastné pracovné návyky, napríklad pri kontrole emailov, ktoré budete pravidelne riešiť v určitých úsekoch dňa. Zistite, v ktorých hodinách máte najlepšiu výkonnosť a sem sústreďte všetky ťažiskové úlohy svojho harmonogramu. V čase, keď sa im venujete, stíšte si telefón, zavrite nepotrebné okná v prehliadači a urobte si pohodlie, aby ste sa dokázali sústrediť na samotnú úlohu.
Vytvorte si časovú rezervu
Veľké projekty si rozdeľte na čiastkové kroky, ktorým sa môžete venovať po prestávkach. Jednak si v nich urobíte lepší prehľad, jednak vaša práca v priebehu dňa nebude jednotvárna. Zároveň si ako rezervu vyznačte v pláne aspoň jednu „prázdnu“ hodinu, ktorá vám poskytne priestor na riešenie aktuálnych urgentných úloh. Vyhnete sa tak problému s časovým sklzom kvôli veciam, s ktorými ste predtým nerátali.
Sledujte čas
Svoje časové sklzy najlepšie odhalíte, keď ich zmeriate. Perfektným pomocníkom sú v tomto prípade rôzne aplikácie na sledovanie času (nám sa napríklad osvedčil Toggle). Na začiatku môže byť trošku obmedzujúce spúšťať časomieru pri jednotlivých úlohách, no v konečnom dôsledku vás to naozaj posunie ďalej. Nielenže zistíte, ako dlho vám jednotlivé úlohy trvajú, zároveň prídete na to, ako rozložiť svoj čas medzi čiastkové povinnosti tak, aby ste pracovali efektívnejšie.
Aj súkromie patrí do diára
Neobmedzujte svoj denný „prídel“ času v harmonograme len na prácu. Môže sa vám ľahko stať, že súkromné veci zatlačíte do úzadia. Vyhraďte preto v rámci plánovania adekvátny priestor aj nepracovným aktivitám a oddychu, vrátane krátkych prestávok počas práce. Ako sa najnovšie hovorí, čas sú viac než peniaze – čas je život. Ušlý zisk môžete opäť zarobiť, ale stratený čas vám nikto naspäť nevráti.
