12 aplikácií, s ktorými vám pôjde práca od ruky

Pracovná produktivita je už dlhé roky predmetom nekonečných diskusií, odborných článkov, blogov a vŕta v hlave aj vývojárom rôznych „smart“ aplikácií, ktoré pomáhajú pri manažovaní projektov a tímov, sledujú čas strávený jednotlivými úlohami či sa jednoducho snažia celý pracovný proces nejakým spôsobom uľahčiť. Pozrime sa teda na to, ktoré z nich sa naozaj oplatí vyskúšať.

Problémy s organizáciou práce
Nahraďte papierové odkazy aplikáciami, ušetríte si kopu času aj starostí.

Evernote

Predstavuje jeden z najobľúbenejších nástrojov na organizáciu práce, predovšetkým rozličných druhov dokumentov, či už sú to obrázky, texty, zmluvy, skenované či audio dokumenty, ale aj rôzne osobné zložky, ako sú lekárske správy. Môžete ich pridávať do elektronických poznámok, pričom každú z nich môžete nielen zaradiť, ale aj ukladať vo forme PDF alebo posielať. Je to skutočný nástroj do terénu, takže nekonečné zápisky či záznamy nápadov a úloh môžete robiť aj za chodu.

Úlohy sa dajú triediť na urgentné, priebežné či také, ktoré sa dajú odložiť na neskôr. Čo určite oceníte, je, že vďaka tomuto nástroju môžete digitalizovať svoje papierové dokumenty, ale aj pracovné vizitky, ktoré sa zväčša povaľujú v zásuvkách či obaloch. Vďaka rozšíreniu prehliadača môže dokonca jedným klikom uložiť celú webstránku pre budúce potreby. Dokonca si do Evernote môžete ukladať emaily, zaujímavé články alebo statusy na sociálnych stránkach.

Aplikácia je zadarmo, v rámci nej môžete mesačne nahrať 60 MB dokumentov a umožňuje synchronizáciu 2 zariadení, ale má aj platené verzie s rozšíreným objemom dát či možnosťami využívania – Plus (29,99 eur/ročne) alebo Premium (59,99 eur/ročne). Najväčšou výhodou platených verzií je, že s dokumentmi môžete pracovať aj offline, čiže bez prístupu na internet.

Asana

Hybridný cloudový manažér úloh a projektov pre jednotlivcov, ale najmä pre organizácie či tímy, ktorý môžete získať zadarmo, ak doň zapojíte maximálne 15 ľudí. Asana sa potenciálnym používateľom predstavuje pod heslom „tímová práca bez emailu“. Paradoxne, vyzerá aj pracuje v štýle emailovej schránky, rozdiel je len v tom, že komunikáciu člení na projekty, ku ktorým možno pridávať termíny, ale aj obľúbený „like“.

Každý člen môže vidieť, aký objem práce a koľko povinností ho v daný deň čaká. Projekty sa členia na sekcie, tie na úlohy a rozličné čiastkové úlohy. Vďaka tomuto nástroju sa dajú vytvárať samostatné konverzácie medzi členmi tímu, ale komunikácia môže byť naviazaná na konkrétne úlohy, ku ktorým spolupracovníci pridávajú svoje komentáre. Takisto sa dá veľmi ľahko sledovať progres jednotlivých úloh či projektov.

Perfektné je, že sfinalizované projekty jednoducho skopírujete a použijete ako šablónu pre ďalšie. Ak sa zistí, že niekto má na svojich pleciach viac roboty, môžu sa úlohy hravo prerozdeliť, aby projekt napredoval rýchlejšie. K značnej úspore času a väčšej efektivite prispievajú aj klávesové skratky.

Tento nástroj je kompatibilný s Google Drive, Google kalendárom aj službou iCalednar, Zapier či Toggl. Vo vyšších verziách môžete oceniť, že jednotlivé úlohy sa dajú vzájomne prepájať, takže nástroj vás „nepustí“ k nasledujúcej, kým nie je hotová predchádzajúca časť projektu.

Práca v tíme
Niektoré aplikácie do veľkej miery simulujú komunikáciu v rámci kancelárie. Vďaka nim môžete preberať problémy a brainstormovať o nových nápadoch a myšlienkach.

Basecamp

Patrí k manažérskym nástrojom, ktoré majú prehľadné rozhranie, a teda sa naozaj ľahko používajú. Projekty umožňuje sledovať prostredníctvom zoznamov úloh či diskusií, ktoré hravo doplníte aj súbormi, ako sú obrázky alebo videá.

V tejto platforme sa dajú vytvárať projekty a priraďovať k nim úlohy s termínom. Umožňuje tiež pridávať komentáre a označovať (tagovať) iných členov tímu. Výhodou je, že minimalizuje množstvo odbočiek a rozptýlení, ktoré vás odvádzajú od práce. Všetky súvisiace emaily sa sústreďujú do jednej diskusie či úlohy, pričom Basecamp k nim posiela upozornenia len tým členom tímu, ktorých sa týkajú.

V rámci každého tímu či projektu máte k dispozícii 6 základných nástrojov – zoznamy úloh, takzvaný message board, kde možno pridávať oznámenia či posielať aktualizácie o stave projektov, četovaciu „miestnosť“ určenú pre rýchle rozhovory v rámci tímu, plán úloh, v ktorom sa dajú vyznačiť termíny a ciele, priestor na organizáciu a ukladanie dokumentov a automatické kontroly, vďaka ktorým možno získať informácie od tímu na pravidelnej báze.

Momentálne existuje novšia verzia (Basecamp 3), ktorá je z hľadiska nákladov efektívnejšia a ponúka aj novšie funkcie. Jedinou nevýhodou je, že pri zmene si do novej verzie nemôžete presunúť aj celú históriu existujúcich projektov.

Teamwork Projects

Dostupná, jednoduchá a zároveň funkčná cloudová platforma na manažovanie práce v rámci tímu. Veľmi sa podobá na Basecamp, disponuje však viacerými ďalšími funkciami. Jednou z hlavných čŕt je systém centrálneho ukladania dokumentov. Vďaka tomu je jednoduché priložiť k nejakej úlohe či projektu konkrétny súbor, prípadne ho vybrať priamo z priečinka Files. Aj z toho dôvodu Teamwork uprednostňujú firmy, ktoré okrem spoľahlivého manažmentu úloh vyžadujú aj veľkú kapacitu na zdieľanie súborov.

Jednotlivým úlohám môžete určiť rôznu prioritu a sledovať aj ich trvanie. Nástroj však ľahko prispôsobíte i osobným potrebámštýlu práce. Obsahuje kalendár, chat aj šablóny úloh. Vďaka nim sa dajú jednoducho vytvoriť nové projekty aj úlohy, ktoré sa ich týkajú.

Podľa niektorých používateľov a recenzentov patrí k nevýhodám platformy menej efektívny manažment úloh. Prácny je najmä vtedy, ak potrebujete upraviť alebo importovať viac úloh naraz. Nevýhodou je tiež to, že na určitých prehliadačoch či operačných systémoch nemusí fungovať na sto percent.

Práca na diaľku
Niektoré aplikácie môžete využiť aj na sledovanie svojej vlastnej produktivity.

Trello

Opäť jeden z obľúbených a používateľsky dostupných, rýchlych a flexibilných nástrojov, ktorý uľahčuje tímom malých či stredných podnikov ich vzájomnú spoluprácu. Ako developeri tejto aplikácie tvrdia, ide jednoducho „o webstránku, kde si môžete vytvárať celé zoznamy úloh“.

Projekty rozdelené do prehľadných stĺpcov sa nazývajú „boards“ (tabule) a členia sa na zoznamy a menšie čiastkové položky – takzvané „cards“ (karty). Jednotlivé boardy možno exportovať do PDF, aby sa dali ľahko archivovať. Sem možno pripájať ďalšie súbory, napríklad fotky alebo komentáre.

Môžete si ho teda predstaviť ako nejakú virtuálnu tabuľu, na ktorú sa dajú kresliť a zapisovať rôzne idey v rámci spoločného brainstormingu. Hodí sa teda najmä firmám, ktoré rady komunikujú a diskutujú vizuálne.

Trello je dostupné pre iOS aj Android. Ponúka tiež drag-and-drop funkciu, čiže možnosť presúvať súbory medzi sebou iba prostým potiahnutím. Treba dodať, že lepšie to funguje najmä na mobilných zariadeniach.

IDoneThis

Táto aplikácia je nástrojom na meranie produktivity tímu, ideálne vtedy, ak jeho veľká časť pracuje a komunikuje na diaľku. Namiesto zoznamov úloh pracuje s takzvaným „done list“, čiže s akýmsi zoznamom splnených úloh. Takto umožňuje bez zbytočných siahodlhých porád či telefonátov kontrolovať výkonnosť a efektivitu vlastného tímu a zároveň zvýšiť povedomie ľudí o vlastnom podiele na úspechu celého projektu.

Ako to vlastne funguje? Na pohľad vcelku jednoducho. Na konci každého dňa vám aplikácie zašle email s otázkou: „Čo si dnes urobil?“ Jediné, čo musíte spraviť vy, je spísať zoznam vykonanej práce. Aplikácia potom tento zoznam spracuje a uloží do kalendára, ku ktorému majú všetci členovia tímu prístup. Všetko je teda maximálne transparentné, vrátane práce, ktorú odrobí „vedenie“.

Mohlo by sa zdať, že takáto aplikácia je na pohľad vcelku zbytočná. Nakoniec, email s otázkou, čo ste v ten deň vykonali, vám môže poslať aj nadriadený či samotný šéf. Mnohým sa takýto spôsob kontroly zdá menej príjemný – cítia sa byť pod väčším tlakom, pretože majú pocit, že „Veľký Brat“ sa stále pozerá. Ako však tvrdia zakladatelia IDoneThis, táto aplikácia prináša hneď dve výhody.

Na jednej strane odbremeňuje vedenie firmy od neustáleho kontrolovania zamestnancov. Aplikácia totiž ľuďom na konci dňa sama posiela pripomienky. Takáto rekapitulácia každodenného progresu však môže pôsobiť motivačne aj na samotných zamestnancov. Predstavte si, že každý deň beháte niekoľko kilometrov a postupne si trasu predlžujete. Keď sa vám v iný deň podarí odbehnúť viac, pociťujete eufóriu. Podobne to môže byť aj s plnením úloh. Postupne sa môžete naučiť odrobiť si množstvo práce, ktoré ste si predsavzali urobiť.

Hlavným benefitom tejto aplikácie je teda motivovanie k disciplíne a k povedomiu o vlastnej dôležitosti. Autori aplikácie totiž veria, že na to, aby ste pracovali efektívne a rozumne, potrebujete určitý emocionálny náboj. A ten prichádza práve z vedomia, akým vkladom ste prispeli k spoločnému dielu. Na to slúžia aj „Like“ tlačidlá či komentáre, ktorými môžete ľuďom v tíme pogratulovať k úspechu alebo im dať spätnú väzbu. Alebo môžete označiť osoby, ktoré vám s niečím pomohli.

Ak chcete aplikáciu používať ako jednotlivec, môžete si ju stiahnuť zdarma ako takzvaný Hobby Plan, za ostatné verzie sa platí mesačný poplatok od 9 dolárov na používateľa.

Pracovný stôl s počítačom
Každá aplikácia nie je vhodná pre každého. Vyberte si takú, ktorá bude vyhovovať vášmu štýlu práce či firemnej filozofii.

Slack

Túto aplikáciu, ktorú vytvoril jeden zo zakladateľov Flickr, možno označiť za sofistikovanejší chat. Používanie je maximálne intuitívne a stiahnuť si ju môžete aj do mobilu.

Nezaťažuje zbytočne pamät vášho počítača a je skvelý najmä vtedy, ak chcete eliminovať zbytočné emaily, potrebujete niečo rýchlo vybaviť s kolegami, odbaviť nejakú nepracovnú záležitosť alebo sa s tímom z času na čas zabaviť (áno, aj to je potrebné J), k čomu vám slúžia emotikony či možnosť pripájať do konverzácií rôzne pohyblivé GIF obrázky.

Prostredníctvom Slacku nie je problém zdieľať súbory, ako JPG, PDF či ďalšie, ale zároveň s ním prepojiť aj ďalšie aplikácie, ako IFTT, Google Hangouts, Dropbox atď. Okrem konverzácií tu ľahko zrealizujete aj videohovor. Projekty tu však nemožno manažovať. Nezaťažuje pamäť.

Aby ste v rámci väčšej komunikácie mohli adresovať určité správy konkrétnym ľuďom, môžete ich jednoducho označiť zavináčom podobne ako na Twitteri, napríklad @zuzana. Konverzácie sa tu dajú viesť medzi dvoma či menším počtom členov, alebo v rámci konkrétneho tímu, takzvaného kanálu (@channel), takže nemusíte zbytočne zaťažovať ľudí, ktorých sa úloha vôbec netýka.

Toggl

Tento skvelý nástroj na meranie času, ktorý ste strávili pri plnení jednotlivých úloh, môžeme len odporučiť. Umožňuje selektovať nielen klientov, ale aj projekty a v popise bližšie špecifikovať úlohy, ktorým sa práve venujete.

Ak si stiahnete Toggl do svojho počítača, získate nástroj, ktorý vám nielenže presne odmeria čas strávený pri konkrétnych projektoch, ale zároveň vám bude priebežne na pracovnú plochu zasielať pripomienky, aby ste nezabudli svoj čas naozaj merať. Je totiž pochopiteľné, že človek niekedy v zamyslení či zápale práce pozabudne spustiť časomieru.

Všetku vykonanú prácu si Toggl zaznamenáva, takže súhrnnú správu (Report) o stave svojho odpracovaného času máte neustále k dispozícii. Finálny výkaz práce môžete jednoducho vyexportovať do PDF dokumentu.

Google Docs

Jedným zo spoľahlivých cloudov na správu veľkého množstva najrozličnejších súborov a dokumentov je platforma Google Docs, ktorú máme odskúšanú a naozaj funguje. Hlavne vás odbremení od mnohých zbytočných mailov a komunikácie.

Hlavnou výhodou je, že prístup k jednotlivým uloženým materiálom možno nastaviť pre každého člena tímu individuálne a v rámci tímu možno dokumenty zdieľať, upravovať aj komentovať v tom istom čase. Google Apps ponúka aj sledovanie histórie čiastkových revízií dokumentu počas celého procesu.

Zapier

V dobe, keď je trh preplnený aplikáciami a platformami na vylepšovanie pracovných procesov, bolo načase, aby sa objavil aj nástroj na ich zjednotenie a vzájomné prepojenie. Je viac než isté, že ako podnikateľ nebudete používať len jednu, ale hneď viacero platforiem, napríklad Google Docs na správu dokumentov, Slack na rýchlu komunikáciu tímu aj Toggl na sledovanie času, ktorý ste strávili pri jednotlivých úlohách.

Zapier je aplikácia využívajúca tzv. API (Application Program Interface), čo je rozhranie na programovanie aplikácií. Je súčasťou väčšiny moderných aplikácií, ktorým umožňuje navzájom komunikovať, nahrávať informácie, sťahovať uložené dáta či akýmkoľvek iným spôsobom interagovať. Zapier je teda akýmsi „prostredníkom“ medzi viacerými aplikáciami.

Ako to funguje? Predstavte si, že do svojej emailovej schránky dostanete email s prílohou, tá sa automaticky uloží napríklad na Dropbox a na Slack vám príde upozornenie o novej správe. Takéto zosynchronizované akcie medzi prepojenými aplikáciami sa nazývajú Zap.

Zapier je kompatibilný s okolo 500 aplikáciami a výrazne skracuje čas mnohých akcií, ktoré by ste vykonávali samostatne v každej jednej platforme.

OneTab

Úžitok tohto nástroja ocenia najmä tí, ktorí majú bežne vo svojom prehliadači otvorených množstvo okien. Čím je okien viac, tým menší prehľad o otvorených webstránkach máte a tým viac svoj počítač zaťažujete a spomaľujete. Ak vás postihne takáto situácia, môžete jednoducho použiť OneTab a skonvertovať všetky záložky do prehľadného zoznamu. Ak sa k nim opäť potrebujete dostať, môžete ich ľahko obnoviť. Aplikácia tak dokáže s prehľadom usporiť množstvo pamäte vášho počítača.

Menšou nevýhodu je, že OneTab je dostupný len pre Google Chrome a Firefox. Na druhej strane umožňuje exportovať aj importovať zoznam URL stránok alebo vytvoriť samostatnú webstránku so zoznamom záložiek, ktoré potom môžete zdieľať s inými ľuďmi prostredníctvom počítača, tabletu či smarphonu.

LastPass

Veľký zmätok môže spôsobiť aj nepreberné množstvo hesiel, ktorými v dnešnej dobe človek disponuje. Zabudnuté heslá, ich neustále obnovovanie a zapisovanie vás oberá o čas, ktorý by ste mohli využiť inak. Aj na to je však riešenie.

LastPass je rozšírením pre rôzne prehliadače (Chrome, Firefox, Safari, Opera či Explorer), ktoré umožňuje ukladať a pamätať si prístupové údaje k rôznym stránkam, skupinám, platformám či eshopom. Môžete ho zdieľať so svojou rodinou či členmi tímu.

Záver

Väčšina týchto aplikácií je dostupná zadarmo, prípadne v tzv. trial verzii, vďaka čomu si ich môžete na niekoľko dní iba nezáväzne vyskúšať. Ak máte permanentné problémy s manažovaním svojho času, prípadne s organizáciou úloh v rámci tímu, určite sa to oplatí.

  • Komentáre

Leave a Reply

Be the First to Comment!

Notify of
avatar
wpDiscuz
  • Podobné články
0
Novinky Rady a tipy

Prehľad kľúčových zmien pre podnikateľov v roku 2017

0
Rady a tipy Trendy

Ako posilniť svoj imidž na trhu?

0
Novinky Rady a tipy Technológie

12 aplikácií, s ktorými vám pôjde práca od ruky

Navigácia

Magazíny