Riadenie vzdialených tímov kladie na manažérov vysoké nároky. V období, kedy k home office pristúpilo viacero spoločností, čelia tejto výzve mnohí z nich po prvýkrát. Ako zvládnuť budovanie kolektívneho smerovania a udržanie dobrých pracovných vzťahov aj bez spoločných návštev kancelárie? Podmienkou úspechu je rovnováha medzi štruktúrou a flexibilitou.
Virtuálna spolupráca nie je žiadnou novinkou. „Ako prví ma napadli predovšetkým obchodníci, ktorí prevažnú časť svojho pracovného týždňa trávia v teréne mimo office. Táto skupina zamestnancov, ako aj ich nadriadených, už roky pozná tento spôsob riadenia. Hovoríme napríklad o sektore FMCG, finančnom, o sektore v oblasti nehnuteľností, technickom – všade tam, kde je potrebné mať neustále veľmi blízky kontakt so zákazníkom.”
Preferujú zamestnanci home office?
Práci na diaľku plne dôveruje 58 % manažérov. Vyplýva to z prieskumu spoločnosti Microsoft, ktorý vykonala v 19 európskych krajinách, vrátane Slovenska a Česka (2017). Napriek tomu v praxi prevažuje práca v zdieľaných kanceláriách. Nárok na oddelenie pracovného prostredia od toho súkromného, ako aj potreba osobného kontaktu s ľuďmi a snaha predísť izolácií sa odráža na popularite coworkingových centier i obľúbenej práci v kaviarňach. Tá v súčasnosti nie je umožnená ani ľuďom, ktorí „z domu” pracujú dlhodobo.
Vedenie na diaľku mnohým zamestnancom nevyhovuje, v niektorých prípadoch nie je možné vôbec. „Ide predovšetkým o manuálne pracovné pozície a také, kde je potrebné fyzicky vykonávať pravidelnú a opakovanú kontrolu. Môžu to byť zamestnanci v stavebnom priemysle – zamestnanci priamo na stavbách, vo výrobných spoločnostiach, ale i v gastro priemysle, či zamestnanci priamo v obchode. Toto je skupina zamestnancov, ktorí potrebujú pravidelnú spätnú väzbu a osobný kontakt so svojim šéfom,” vysvetľuje Zuzana.
Vidíme tak kolektív zamestnancov, ktorí sa kvôli opatreniam v súvislosti so šírením koronavírusu museli prispôsobiť novým pracovným podmienkam. Mnohí boli nútení dočasne zmeniť rolu v spoločnosti a náplň svojej práce. Na druhej strane stojí skupina podnikateľov, manažérov a vedúcich, ktorí potrebujú nájsť nový spôsob vedenia tímov v týchto neľahkých podmienkach.
Výzvy, s ktorými sa môžete stretnúť
- Nedostatok osobného kontaktu – vedúci sa obávajú, že zamestnanci nebudú podávať dostatočný výkon a zamestnanci zápasia s nižšou mierou podpory a usmerňovania.
- Zhoršený prístup k informáciám – pracovníkov často prekvapuje čas a úsilie potrebné na získanie informácií o priebehu práce od svojich nadriadených a kolegov.
- Sociálna izolácia – samota je jednou z najčastejších sťažností týkajúcich sa práce na diaľku, zamestnancom chýbajú neformálne interakcie kancelárskeho prostredia.
- Rozptýlenie – ak sú v domácnosti zamestnancov prítomní ďalší členovia rodiny a neexistuje tu priestor vyhradený na prácu, sústredenie sa stáva náročnejším.
Aj keď je vždy lepšie vopred stanoviť jasnú politiku a odbornú prípravu pri práci na diaľku, v čase krízy nemusí byť táto úroveň prípravy možná. Odpoveďou na rýchlo sa meniace okolnosti je fokus zameraný na najdôležitejšie princípy. Do popredia vystupujú základy dobrého manažmentu, vrátane určovania jasných cieľov, komunikácie a podpory silných tímových aj individuálnych stránok zamestnancov.
Jasná a zrozumiteľná komunikácia
Efektívna práca na diaľku začína pri dobre zvládnutej komunikácií. „V úvode je potrebné rozhodnúť, cez aký komunikačný kanál sa bude komunikovať a tiež je dôležité overiť si, že každý člen tímu má na to primerané technické vybavenie a s daným komunikačným nástrojom vie dostatočne pracovať. Ak sa nájdu takí, čo to nevedia, je potrebné naučiť ich to a overiť si, že to zvládnu.”
V akých prípadoch je potrebné využiť skupinový chat a kedy je vhodné poslať individuálny e-mail? Za akých podmienok bude nevyhnutný telefonát? Odpovede na tieto otázky pomôžu udržať jednotný prúd komunikácie pre všetkých členov tímu. Komunikácia by mala mať jasné pravidlá. Vhodné je aj oddelenie pracovnej komunikácie od osobných kanálov. Namiesto posielania správ na Facebooku môžete využiť Slack alebo Flowdock.
Práca na diaľku bude efektívnejšia, keď manažéri stanovia jasné očakávania týkajúce sa frekvencie, prostriedkov a ideálneho načasovania komunikácie pre svoje tímy. Ak je to možné, informujte svojich zamestnancov o najlepšom spôsobe a čase, ako vás kontaktovať počas pracovného dňa.
Udržanie pracovnej štruktúry na diaľku
Získavanie informácií o progrese práce je vo vzdialenom tíme náročnejšie, než v spoločnej kancelárii. Niektorí lídri môžu zaviesť denné online meetingy, iným tímom postačí skupinový hovor raz týždenne. „Veľmi pomôže definovať si pravidlá a systém takejto práce. Napríklad to môže byť: ako často sa budú onlinovo stretávať, ako dlho bude trvať online meeting, akú bude mať štruktúru, alebo čo je úlohou každého člena tímu na tomto meetingu,” hovorí Zuzana.
Rozvrhnutie úloh a očakávaní
Úlohy členov tímu by mali byť jasne pridelené, rovnako ako krátkodobé a dlhodobé ciele jednotlivcov. V domácich podmienkach je vhodnejšie zamerať sa na výsledky a nehodnotiť výkonnosť zamestnanca iba podľa počtu odpracovaných hodín. „Za užitočné považujem aj individuálne konzultácie „na diaľku“. Ak je to možné, tak uprednostniť čo najosobnejšiu formu onlinu, akou je videohovor, prípadne telefonát.”
Pracovné hodiny
Vyčlenené pracovné hodiny môžu pomôcť tým zamestnancom, ktorí majú v domácom prostredí sklon k neprestajnej práci. „Nekonečné” pracovné dni môžu vyústiť v neschopnosť vysporiadať sa so stresom a zanedbanie osobného života. Najsnaživejším zamestnancom bude možno potrebné na konci pracovného dňa pripomenúť, že je čas na oddych. Na druhej strane, manažéri by mali zohľadniť situáciu pracujúcich rodičov, ktorí sú doma s deťmi a podporiť ich prácu v čase, ktorý im najviac vyhovuje.
Podpora zamestnancov pracujúcich z domu
Najúspešnejší manažéri sú dobrí poslucháči, dokážu si s členmi tímu vybudovať vzájomnú dôveru a rešpekt. Pri vedení tímu na diaľku sa vypláca rovnováha a cit pre potreby každého zamestnanca. „Líder by mal počas tohto obdobia viac podporovať a povzbudzovať, mal by byť smelý skúšať všetko, čo sa vzhľadom k situácii dá skúšať, a spolu s tímom si to vyhodnocoval. Mal by si pravidelne pýtať spätnú väzbu a flexibilne na ňu reagovať.”
„Pre mnohých z nás je toto nečakaná a nová situácia. Pozrime sa na ňu ako na príležitosť naučiť sa niečo nové. Verím, že sa z nás všetkých sa stanú ešte zručnejší lídri a zamestnanci, ktorých podobná situácia už neprekvapí.” – uzatvára Zuzana Szaráz.
