Deň má len 24 hodín, a tie však často nestačia na splnenie všetkých povinností, ktoré nás čakajú. Tento článok vás prevedie niekoľkými jednoduchými a efektívnymi stratégiami, vďaka ktorým môžete zvýšiť produktivitu v práci a pracovnú výkonnosť.
Existujú len dva spôsoby, ako zvýšiť váš výkon. Môžete sa pokúsiť prísť na to, ako by mohol deň trvať viac hodín alebo jednoducho pracovať efektívnejšie. Ako reálna sa však zdá len druhá možnosť. Lepšia výkonnosť v práci nie je raketová veda, ale vyžaduje si, aby ste sa viac sústredili na to, ako využívate svoj čas. Kľúčové je si dôkladne premyslieť a naplánovať aktivity, ktoré v daný deň potrebujete a chcete stihnúť. Následne eliminovať rozptyľujúce faktory, ktoré vám bránia k ich naplneniu a k využitiu vášho výkonnostného potenciálu.
V článku sa dozviete:
- Urobte si „To do list“
- Dodržujte dvojminútové pravidlo
- Prestante s multitaskingom
- Sledujte koľko času strávite pri plnení úloh
- Vezmite si krátku prestávku
- Zbavte sa ilúzie dokonalosti
- Vypnite si notifikácie
- Doprajte si dostatok spánku
Urobte si „To do list“
Pred začiatkom práce, alebo na konci predchádzajúceho dňa si vždy premyslite, aké úlohy za daný deň musíte stihnúť a chcete urobiť. Následne si vypracujte zoznam jednotlivých krokov, ktoré sú potrebné k naplneniu daných činností. Úlohy si rozložte na drobné kroky. Vďaka tomu rýchlejšie uvidíte váš posun, čo bude pôsobiť naozaj motivujúco. Je to ako dopamínová bomba pre váš mozog. Dopamín je hormón, ktorý prináša pocit odmeny a povzbudenia, čím podnecuje človeka k aktivitám a k dosiahnutiu cieľa.
Vďaka „To do listu“ máte jasný prehľad nad vašimi aktivitami. Takýto zoznam si môžete napísať klasicky na papier a postupne splnené úlohy odškrtnúť. Môžete tiež využiť mobilnú aplikáciu na poznámky, ktorá však obsahuje funkciu označenia splnených políčok. Pomocou tohto spôsobu uvidíte, čo všetko ste už stihli urobiť a ako sa váš zoznam postupne kráti. Budete mať zo seba dobrý pocit, a to vás bude motivovať k ďalšej aktivite a produktivite.
Dodržujte dvojminútové pravidlo
Aby ste svoj čas strávený v práci využili čo najefektívnejšie, známy podnikateľ Steve Olenski, najvplyvnejší obsahový stratég, odporúča takzvané „dvojminútové pravidlo“. Jeho princíp je veľmi jednoduchý. Ak počas práce natrafíte na úlohu, o ktorej si myslíte, že ju zvládnete do dvoch minút, okamžite ju urobte.
Podľa Olenského vám takýto prístup k pracovným úlohám ušetrí naozaj veľa času. Ak by ste úlohu nevykonali okamžite, ale odložili ju na neskôr, jej splnenie by vám zabralo oveľa viac času. Keď budete dodržiavať tento princíp, pomôže vám to predísť prokrastinácii a stresu z nahromadených nedokončených úloh.
Prestaňte s multitaskingom
Mohlo by sa zdať, že vykonávanie niekoľkých činností súčasne, zvýši vašu produktivitu a viac toho počas dňa stihnete. Je to však milná stigma spoločnosti a práve opak je v pravdou. Psychológovia sa zhodujú na tom, že vykonávanie viacerých činností naraz vás v konečnom dôsledku stojí oveľa viac času.
Ak robíte viac činností súčasne, vášmu mozgu trvá oveľa dlhšie, kým sa začne opäť plne sústrediť. Štúdie ukazujú, že multitasking znižuje efektivitu až o 40 %. Takže multitaskingu sa radšej vyhnite. Venujte svoje sústredenie jednej činnosti, ktorú vďaka tomu vykonáte poriadne, ale aj rýchlejšie a v konečnom dôsledku efektívnejšie.
Sledujte koľko času strávite pri plnení konkrétnych úloh
Mnoho ľudí si myslí, že má úplne pod kontrolou, koľko času im zaberá splnenie jednotlivých pracovných úloh. Niektoré výskumy však dokazujú, že iba 17 % ľudí vie presne odhadnúť svoj čas vynaložený pri plnení svojich povinností. Ak medzi nich nepatríte, nezúfajte.
V súčasnosti sú na trhu rôzne online nástroje, ktoré vám túto prácu uľahčia. Skúste byť pri monitorovaní vášho pracovného času dôslednejší s použitím aplikácie RescueTime alebo Toggl. Vďaka nim zistíte, koľko času strácate trávením na sociálnych sieťach, prezeraním e-mailov, čítaním článkov, či iných činností, ktoré sú súčasťou vašej práce.
Vezmite si krátku prestávku
Môže to znieť neuveriteľne, ale prestávka skutočne môže pomôcť vašej produktivite. Pri nepretržitej práci na jednej úlohe dochádza postupne k stratám výkonnosti, pretože váš mozog sa jednoducho nedokáže sústrediť na jednu úlohu viac ako 1 hodinu. Nie sme predsa stroje, sme len ľudia. Príkladom je aj systém fungujúci na základných a stredných školách, kde majú žiaci 5 až 10 minútovú prestávku po každej 45-minútovej hodine.
Ak si vezmete napríklad každú hodinu 5-minútovú prestávku, udržíte si tak sústredenosť a konštantný výkon pri plnení vašich pracovných povinností. Môžete sa poprechádzať po kancelárií, vyvetrať priestory, uvariť si obľúbený čaj alebo kávu. Odreagujete vašu myseľ a práca vám hneď pôjde ako po masle.
Zbavte sa ilúzie dokonalosti alebo „Done is better than perfect“
Prirodzene sa snažíme o to, aby naša práca bola splnená na 100 %. Pokiaľ ste zároveň aj perfekcionista, o to viac si na tom zakladáte. Neustále naháňanie sa za ilúziou dokonalosti a trápenie sa nad tým, ako priviesť pracovné zadanie k dokonalosti, vám častokrát môže zabrať viac času, ako by ste chceli.
Oveľa dôležitejšie však je, aby ste prácu dokončili a dodržali stanovený deadline. Myslite na to, že predsa vždy sa k dokončenej úlohe môžete vrátiť a prípadne ju vylepšiť, ak je to nutné a potrebné. Pokiaľ robíte svoju prácu svedomito, v tom prípade rozhodne platí pravidlo, že „Done is better than perfect“. Tento prístup oceníte nielen vy, ale aj váš zamestnávateľ, či obchodný partner.
Vypnite si notifikácie, ktoré znižujú vašu sústredenosť
Tým, že žijeme v dobe kedy sme obklopený a zahltený všemožnými technológiami, je naozaj ťažké odolať novým správam, e-mailom a upozorneniam, ktoré nám počas dňa neustále vyskakujú na obrazovkách telefónov, či počítačov. Pokiaľ však počas pracovnej doby chcete byť naozaj produktívny, nenechajte sa pri práci rozptyľovať notifikáciami z mobilu.
Štúdia kalifornskej univerzity ukázala, že nášmu mozgu trvá až 23 minút, kým sa opäť začne plne sústrediť na pracovnú úlohu. Kvôli neustálemu rozptyľovaniu notifikáciami strácate sústredenosť, koncentráciu a aj produktivitu. To je dobrý dôvod na to, aby ste si vypli alebo minimálne stlmili zvuk všetkých upozornení v telefóne počas vašej pracovnej doby.
Doprajte si dostatok spánku
Všetci vieme, že nedostatok spánku má negatívny vplyv na pracovný výkon. Nedostatok spánku znižuje koncentráciu, pamäť a tiež negatívne vplýva na logické myslenie. Doprajte si preto každý deň aspoň 7 až 9 hodinový spánok denne. Ak si nemôžete dopriať kvalitný spánok počas noci, doprajte si čas na krátkeho šlofíka počas dňa. Kniha „Prečo spíme“ od autora Matthewa Walkera jasne opisuje dôležitosť a vplyv spánku na každodenný život človeka. Matthew Walker, vedec a profesor na Kalifornskej univerzite, tiež vystúpil na konferencii TED, kde roprával o tom, prečo je pre nás spánok tak dôležitý.
Každý váš deň nebude produktívny na 100 %. Netrápte sa však tým a radšej zamerajte svoju energiu na implementovanie spomenutých tipov do vášho pracovného dňa. Hneď ako prídete na to, ktoré z nich sú pre vás ideálne, budete veľmi prekvapení o koľko práce zvládnete urobiť viac. Ako vyzerá váš pracovný deň? Doprajete si počas neho krátku pauzu na kávu alebo ste skôr zástancami vytrvalej práce?
Zdroje:
https://www.rescuetime.com/
https://toggl.com/
https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
https://slack.com/blog/collaboration/top-strategies-improving-business-productivity
https://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
https://www.youtube.com/watch?v=5MuIMqhT8DM
