Digitálne faktúry sú už realitou, no nie každá malá firma si môže dovoliť vlastného účtovného. Ak chceš mať prehľad vo svojich financiách a zároveň spĺňať zákonné povinnosti, potrebuješ funkčný systém. Pozri si, ako ho postaviť bez veľkých nákladov a komplikácií.
Prečo neignoroval správu faktúr?
Chápeme – keď riadiš malú firmu, chceš sa sústrediť na biznisu, nie na papierikoch. Problem je, že nezapisované faktúry znamenajú:
– Chaos v účtovníctve, ktorý sa neskôr ťažko rozpletá – Právne problémy – podnikateľ je povinný viesť evidenciu príjmov a výdajov – Straty peňazí – nevieš, na čo ide hotovosť – Stres pri kontrolách či audítoch
Teda pravý opakom disciplíny je nekontrolovaný chaos. Dobrou správou je, že postaviť si systém sa dá jednoducho.
Krok 1: Vyber si bezplatnú alebo levnú faktúračnú aplikáciu
Najväčšou chybou je snažiť sa všetko robiť cez Excel. Istú úlohu síce zohráva, ale nenahrádi špecializovaný nástroj.
Overené aplikácie pre malé firmy:
– Pandadoc / Wave (free) – bezplatné, anglické rozhranie, ale intuitívne – Faktúry.sk – slovenská aplikácia s jednoduchým interface – Wise / Wise Accounting – ak potrebuješ aj správu výdajov – Google Workspace + šablóny – strojovo, ale pre najmenšie firmy postačí
Tip: Začni s bezplatnou verziou. Keď vyrastieš, upgraduješ.
Krok 2: Nadefinuj si šablónu faktúry
Tvoja faktúra musí obsahovať tieto povinné prvky:
– Identifikačné čísla (IČO, DIČ, IČDPH) – Dátum vystavenia a dátum splatnosti – Poradové číslo faktúry – Popis služby alebo produktu s jednotkami a cenami – DPH (alebo informáciu, že si „neplátcom DPH“) – Celková suma na úhradu – Údaje o účte/spôsob platby
Neurobíš si totiž to zlé – máš už gotový vzor v aplikácii? Skopíruj ho. Začni s ním a postupne si ho prispôsobuj. Samozrejme, ak máš papierový vzor od svojho predchodcu, skopíruj si jeho logiku.
Krok 3: Vzdelaj sa v evidencii príjmov a výdajov
To je háčik. Tú majú všetci podnikatelia, bez výnimky. Nie je to zložité – ideme na to jednoducho:
Príjmy – peniaze, ktoré dostaneš od zákazníka za faktúru Výdaje – peniaze, ktoré zaplatíš na chod firmy (nákup materiálu, prenájom, energie…)
Máš na to niekoľko možností:
1. Priama úhrada cez účet – najjasnejšia varianta. Každá úhrada je zaznamenaná a viditeľná. Presne vieš, ktorá faktúra sa zaplatila.
2. Hotovosť – viac komplikované. Musíš si vždy zachovať lístok/doklad o výdaji. Vzorne si zaznamenaj sumu, dátum a popis.
3. Zmiešané – pravdepodobne to bude tvoj prípad. Časť tržieb v hotovosti, časť na účte.
Krok 4: Nastav si mesačný rutín
Investuj do vedenia účtovníctva raz mesačne, nie príležitostne:
– 1. – 5. deň mesiaca: Skontroluj si faktúry z minulého mesiaca. Ktoré z nich prišli peniaze? – Každý týždeň: Záznamuj novú faktúru hneď po jej vystavení. Nerób si „hromadu na koniec roku“ – Koniec mesiaca: Porovnaj si faktúry s výpismi z účtu
Tip: Vytvor si v aplikácii filtry – faktúry, ktoré čakajú na úhradu, faktúry s dlhou dobou splatnosti, DPH ktoré je treba odiesť…
Krok 5: Zálohuj si svoje dáta
Všetko, čo máš v online aplikácii, si každý mesiac stiahni ako PDF alebo CSV súbor. Zabezpečuješ si tak:
– Zmenu poskytovateľa aplikácie bez straty dát – Offline prístup (čítanie, keď ti padne internet) – Bezpečnosť pred hackermi
Ulož si zálohu na vlastný počítač alebo do cloud úložiska (OneDrive, Google Drive).
Niečo na záver
Správa faktúr bez účtovného je reálna. Nie je v tom nič ťažké – stačí disciplína a jednoduchý systém. Dve hodiny mesačne na správu faktúr ti ušetria stres na konci roka a problemy pri audítoch.
Začni ešte dnes – vyber si aplikáciu, nahraj svoju prvú faktúru a budeš prekvapený, ako rýchlo sa dostaneš do rutiny.
